Política de Tratamiento de Datos Personales de BITECSA Colombia S.A.S. (Kuenco)

1. Responsable del tratamiento

2. Alcance

Esta política se aplica a los datos personales que BITECSA trata en la plataforma Kuenco (web y aplicaciones móviles) de Clientes, Proveedores, personas que visitan la Plataforma y personas que contactan a Kuenco. Los datos de empleados y contratistas de BITECSA se rigen por esta política en lo que les sea aplicable.

3. Definiciones

4. Principios

BITECSA trata los datos con sujeción a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

5. Datos que tratamos y finalidades

BITECSA solo recolecta los datos pertinentes y adecuados para estas finalidades. Si quiere usarlos para una finalidad distinta, pedirá una nueva autorización.

6. Datos sensibles

6.1. Kuenco no pide datos sensibles para usar la Plataforma, salvo los datos biométricos de la verificación de identidad de los Proveedores (6.2). El titular no está obligado a responder preguntas sobre datos sensibles, y ninguna actividad se condiciona a que los suministre.

6.2. Kuenco usa reconocimiento facial para verificar la identidad de los Proveedores. Los datos biométricos son sensibles: solo se tratan con autorización explícita del titular y solo para esa verificación. La autorización es facultativa: quien no la dé puede verificar su identidad por videollamada con el equipo de Kuenco. El rostro captado en la verificación automática no se guarda, y la foto que revisa el equipo se conserva solo mientras dura la revisión.

7. Datos de niños, niñas y adolescentes

Kuenco no está dirigida a menores de edad: para registrarse hay que tener 18 años cumplidos. Si BITECSA detecta que trata datos de un menor, los suprime, salvo que la ley obligue a conservarlos.

8. Datos de los animales e historia clínica

8.1. La información sobre la salud de un animal no es un dato personal; sí lo son los datos del propietario que figuran en la historia clínica.

8.2. El veterinario o el centro que atiende es el custodio de la historia clínica, que es privada y reservada según el artículo 61 de la Ley 576 de 2000. BITECSA la aloja por su cuenta y actúa como Encargado de los datos personales que contiene.

9. Autorización

9.1. BITECSA obtiene la autorización del titular a más tardar al recolectar sus datos, mediante la casilla de aceptación del registro, y conserva prueba de ella. El silencio nunca se entiende como autorización.

9.2. No se requiere autorización cuando la información la pida una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o un juez, cuando se trate de datos públicos, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos, o de datos del Registro Civil.

10. Derechos del titular

El titular puede:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
2. Pedir prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando proceda.
6. Acceder gratis a sus datos. La consulta es gratuita al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política tenga cambios sustanciales.

Pueden ejercer estos derechos el titular, acreditando su identidad; sus causahabientes; su representante o apoderado, previa acreditación; y quien actúe por estipulación a favor de otro.

11. Procedimiento para consultas y reclamos

11.1. Canales: el correo datospersonales@kuenco.co o la opción de privacidad de la Plataforma. Los atiende el área indicada en la sección 1.

11.2. Consultas. Se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, se informa el motivo y la fecha de respuesta, que no puede superar cinco (5) días hábiles más.

11.3. Reclamos (corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento). El reclamo debe identificar al titular, describir los hechos e indicar una dirección de respuesta, con los documentos que se quieran hacer valer. Si está incompleto, se pide subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes. Una vez completo, se marca como «reclamo en trámite» en máximo dos (2) días hábiles y se responde en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles más, informando el motivo.

11.4. El titular solo puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar la consulta o el reclamo ante BITECSA.

12. Circulación de los datos

12.1. Transmisión internacional. Los datos se alojan en servidores de proveedores de servicios en la nube ubicados en los Estados Unidos de América, que los tratan como Encargados por cuenta de BITECSA bajo contratos de transmisión que fijan sus actividades y los obligan a tratar los datos según esta política, proteger su seguridad y guardar confidencialidad.

12.2. Proveedores de la Reserva. Para prestar el servicio, Kuenco comunica al Proveedor de cada Reserva los datos del Cliente necesarios (nombre, datos del animal y, en citas a domicilio o en finca, la dirección). El Proveedor solo puede usarlos para prestar el servicio.

12.3. Pagos. Los datos necesarios para procesar pagos se comunican a los sistemas de pago y a las entidades financieras que participan en el proceso de pago.

12.4. Autoridades. BITECSA entrega datos a las autoridades que los pidan en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

12.5. BITECSA no vende datos personales.

13. Seguridad

BITECSA adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, entre ellas el cifrado de la historia clínica. Si ocurre una violación de los códigos de seguridad que ponga en riesgo la información, la informa a la Superintendencia de Industria y Comercio.

14. Conservación

Los datos se tratan solo durante el tiempo razonable y necesario para sus finalidades y luego se suprimen, salvo obligación legal o contractual de conservarlos. Los registros de Reservas y pagos se conservan durante el tiempo exigido para los documentos de comercio, según el artículo 50 de la Ley 1480 de 2011, y las historias clínicas durante el plazo previsto en las Normas para Servicios Veterinarios.

15. Registro Nacional de Bases de Datos

BITECSA inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando esté obligada a hacerlo, conforme al Decreto 090 de 2018.

16. Cambios a esta política

Los cambios sustanciales se comunican antes de aplicarse, por correo y en la Plataforma. Si cambian las finalidades, BITECSA pide una nueva autorización.

17. Vigencia

Esta política rige desde el 30 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas y durante los plazos de conservación de la sección 14.

Anexo: aviso de privacidad

Para formularios donde no se muestre la política completa:

BITECSA Colombia S.A.S. (Kuenco), NIT 901.713.609-3, Calle 98 # 21-50, Bogotá, datospersonales@kuenco.co, 322 719 1176, tratará tus datos para gestionar tu cuenta, tus Reservas y tus pagos, y para atender tus solicitudes. Puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos y revocar tu autorización. Responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo. Consulta la Política de Tratamiento de Datos Personales en kuenco.co/legal/tratamiento-de-datos.